¿Eres un Supervisor Organizado?

¿Eres un Supervisor Organizado?

Escrito por: Mirian Fernandez


Yo quiero una empresa y un equipo organizado, y ¿Tu?, no creo que sea mucho pedir.
Una aspiración que tienes como Supervisor (yo lo tenía, y aún la tengo), es que deseas que tu equipo actúe de manera organizada,  y eso lo das por sentado; es más,  sientes que está dentro de sus funciones.
Yo me di cuenta de ese pensamiento, o más bien que esa creencia la tenía instalada en mi cabeza, y hoy en día soy más asertiva, porque supervisar es un proceso con sus complejidades
Me tocó no lograr algunas metas para darme cuenta de lo siguiente:
La mayor parte  de la  responsabilidad en la organización,  estaba en mi forma de  supervisar
Allí estaba el meollo del asunto, y me empecé a preguntar:
¿Será que es mi forma de supervisar?, respuestas inmediatas y con voz alta: Sí, Sí,  pero la respuesta se quedaba corta, hasta que llegue a un nivel más profundo y me atreví a preguntarme: ¿Será que soy yo, la del problema?,   allí salieron unos sí, sí, respondiendo bajito y con cierta vergüenza.
Pues SI, hay que admitir cuando no estamos en lo correcto, es la mejor forma de corregir y cambiar.  Cuando se presentan esos inconvenientes, la verdad que son maravillosos, porque son los maestros que te permitirán a futuro lograr la fluidez de tus resultados.
Particularmente a mí también me pasaba, y era medio caótico. Pero entendí esto:
Hay personas que tienen el talento natural de la organización y otras no tanto.
Te cuento que cuando me dí cuenta, que yo estaba en el grupo de las otras no tanto, después de sorprenderme y salir de mi actitud de negación, decidí cambiar. La verdad es que tenía tres observaciones:
  • Yo tenía que mejorar en mi proceso de organización.
  • Yo tenía que trasmitir claramente lo que esperaba en cuanto a la organización con mi equipo
  • Yo tenía que trabajar en herramientas de información y organización para que el equipo contara con la claridad de la siguiente relación:
PERSONA-CARGO-FUNCIONES-RESULTADOS
En nuestras empresas queremos que nuestra gente, se distinga por ser personas organizadas.
Pero sabías que la “organización” es una “competencia”, una capacidad individual , donde hay personas que tienen una mayor habilidad,  y por ende son más organizadas que otras.
Se puede afirmar que la organización es un talento individual, y cada quien tiene diferentes oportunidades en el grado de su propio manejo organizativo.
La buena noticia es que si modelas el concepto de la organización, y le haces conscientes a tu personal de las grandes ventajas de “ser personas más organizadas”, se beneficiarán tanto para tu vida personal como profesional; el inculcar esta cultura estimulará a tus colaboradores a querer aprender recursos que le van a ayudar a tener un desenvolvimiento ordenado de su propia gestión personal.
¿Cómo puedes aumentar la habilidad de la organización en tu empresa o emprendimiento?
Hay que incluir la cultura de que:
“En [COLOCA EL NOMBRE DE TU EMPRESA O EMPRENDIMIENTO] somos organizados”.
Es una afirmación que tiene que resonar como decimos acá, “en boca”, es decir en las expresiones frecuentes de todos los supervisores.
La organización hay que mostrarla como una acción de gran valor, ésta nos ayudará a trabajar ordenados,  y siguiendo la ruta de la efectividad. Aquí tienes 6 consejos que me parecen importantes para lograr este cometido.  Te dejo el link,  porque te grabé un video-explicación, así como te la detallo por escrito:
6 Consejos para tener una empresa mas organizada
6 Consejos para tener una empresa mas organizada, mis recomendaciones:
1.-Los Supervisores (allí estás TU):
Cuando uso el término Supervisor, me refiero a toda persona que tenga personal a cargo como Directores, Gerentes, Jefes, Coordinadores, entre otras denominaciones de cargo.
Es importante que tengas la cultura de la organización, y ser ejemplo de ello; una manera es mostrar que trabajas  bajo esquemas de “planificación”, que se note que en tu comportamiento predomina lo estratégico  y lo planeado, antes que lo reactivo y lo urgente.
2.-Reuniones para identificar oportunidades internas
Tienes que revisar cada cargo y repreguntar a tu equipo constantemente, esto es muy importante y será la guía para realizar cambios en los procesos.  Te muestro algunas preguntas poderosas:
  • ¿Cómo podemos hacerlo mejor?
  • ¿Cómo podemos mejorar nuestra eficiencia?
  • ¿Cómo la tecnología puede ayudar a simplificar y organizar?
  • ¿Cuáles son las prácticas que me conducirán a tener una empresa más organizada?
  • Claridad en las funciones y tareas.
3.-Informarle a cada colaborador valioso sobre las actividades que le corresponde, te recomiendo específicar:
  • Lista de metas y lo que espera la empresa de él o ella.
  • Detalles de los objetivos a lograr, que serán evaluados y revisados, porque son parte del proceso de trabajo.
  • Normas en la utilización del tiempo laboral, de manera de evitar que las personas tomen atribuciones, o excesivos descansos (que suele pasar cuando se trabaja solo por instrucciones,  y por ende se pueden quedar sin ejecutar actividades sólo esperando que le digan que hacer.)
Es fundamental dar la claridad de información es por ello que te aconsejo tener:
  • Manuales de descripción de cargo,
  • Normas internas formales (publicadas)
  • Políticas de Calidad
  • Políticas de Seguridad
Esto te permitirá tener el mapa funcional de todos los cargos que componen tu equipo de trabajo.
4.-Análisis del Tiempo Laboral.
Muestrale  con tu propio ejemplo el mensaje de que hay que valorar el tiempo, este es uno de los recursos más importantes de una empresa. El tiempo debe ser bien aprovechado y debe estar basado en resultados.
Puedes determinar indicadores de cuánto toma la ejecución y conclusión de las tareas, esto ayudará a saber si el cargo está bien diseñado, así como evaluar el rendimiento de tus colaboradores en sus evaluaciones de desempeño.
Como por ejemplo ponerle horario y rangos de tiempo  a las reuniones, para que éstas no sean extensivas y se aproveche de verdad el tiempo laboral.
En las empresas no podemos descuidar los tiempos muertos, es decir en algunos cargos sobre todo los correspondientes a la gestión operativa, es necesario cierto espacio de reposo  en los casos que requieren realizar esfuerzos físicos, donde hay un desgaste de la energía, y el trabajador necesita períodos de tiempo para descansar y reponerse, como por ejemplo “descargar mercancía”,  dependiendo de las dimensiones de la labor, quizás se haya determinado que (1) hora para descansar es básico para recuperarse; por lo tanto en esta actividad dicho reposo también es considerado como parte de la actividad laboral.
Sucede en muchas empresas,  es que el tema de la duración promedio de las actividades no se discute, no se informa  y ocurre ver personas sin hacer nada, sin tener un trabajo específico, sin saber qué hacer, porque no ha recibido una instrucción, aspecto que no te debe suceder porque tu como supervisor necesitas que  tu gente valiosa te cumpla su responsabilidad; es por ello que debes informar para que estén enterados de lo que le corresponde realizar en su jornada laboral.
5.-Entrenamientos del manejo del tiempo y Organización:
Como:
  • Gestión del Tiempo
  • Manejo de Agenda
  • Métodos de establecimiento de prioridades
  • Planificación
  • Métodos organizativos en las empresas, entre otros.
Aprender y capacitarse sobre estos temas  significará un aporte valioso para todas las personas que trabajan en las empresas, independientemente del nivel de responsabilidad que tengan.
6.-Recompensar a las personas que se destaquen como organizadas:
Los vas a reconocer porque ellos seguramente coincidirán en ser los más productivos.  Te recomiendo crear acciones de motivación en tu equipo, porque vas a incidir en un ambiente de sana competencia,  propicio para establecer modelos a seguir, que significará un excelente ejemplo interno.
Muy probablemente tus colaboradores organizados si les solicitan ser facilitadores internos de este tema  apreciarán compartir  con los demás, cuáles son sus métodos para desenvolverse con organización y resultados.
Y por último concluyo:  que mejorar nuestro nivel de organización, redundará en mejorar nuestra  eficiencia,  y hasta en nuestra felicidad, porque la organización trae paz, serenidad y enfoque.  Te invito a revisar este tema, porque todos tenemos grandes oportunidades y allí me incluyo yo,  (ahora soy inseparable con mi agenda, después le dedicaré un artículo a ella, porque me encanta) de manera de que todos los días contribuyas a tener resultados más valiosos y con sentido para ti.
Me encantaría aprender de ti, cuéntame en la sección de comentarios cuáles son tus herramientas para organizarte.  Como también puedes hacerme alguna pregunta de este tema tan necesario para nosotros, los que andamos con muchas metas por alcanzar.
Un abrazo.
Mirian Fernandez

 

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